BPM Implementation Framework

1.      BPM Implementation Framework Terdiri dari

1.      Oranizational Foundation Phase

Memberikan dasar-dasar untuk mengerti strategi, visi, tujuan strategis, bisnis dan pendorong organisasi oleh anggota tim proyek. Strategi harus dikomunikasikan dan disebarkan ke seluruh stakeholder (terutama manajemen dan staff) sehingga menjadi budaya organisasi yang solid. Strategi perlu diketahui dan dimengerti oleh tim proyek, untuk memastikan ruang lingkup proyek dan arah untuk menambah nilai pada proyek.

2.      Process Foundation Phase

Fase ini mendesain proses arsitektur yang diinginkan. Organisasi menentukan aturan-aturan, prinsip, pedoman, dan model untuk implementasi BPM lintas organisasi. Proses arsitektur menyediakan dasar untuk mendesain dan merealisasikan langkah awal proses BPM, dimana teknologi informasi dan arsitektur bisnis searah dapat dengan strategi organisasi. Pada fase Process Foundation Phase akan ditentukan arsitektur awal proyek, timeline, gambar proses organisasi, daftar proses end-to-end.

3.      Technology Foundation Phase

Fase ini memiliki hasil utama yaitu arsitektur informasi, peralatan dan teknologi yang dibutuhkan, identifikasi sistem yang sedang berjalan, canonical data and data source dictionary, portfolio fungsionalitas bisnis awal, penentuan tim proyek teknis yang dibutuhkan.

4.      BPM Foundation Phase

Fase ini tidak hanya menyediakan cara untuk memulai proyek, tetapi juga akan menyelesaikan langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat proyek menjadi sukses. Langkah-langkah tersebut termasuk menentukan stakeholder yang berkepentingan dalam proyek, ekspektasi stakeholder yang disetujui dan didokumentasikan, process selection matrix, daftar proses bisnis yang teridentifikasi dan pengukuruan awal, proses yang diprioritaskan dalam tahap elaborasi, dan manajemen proyek

5.      Elaboration Phase.

Merupakan fase kreatif dari proyek dan seringkali merupakan tahap yang menarik. Tidak hanya melibatkan anggota tim proyek dan bisnis, tetapi juga seluruh stakeholder yang relevan baik internal maupun eksternal. Beberapa pilihan proses yang baru diajukan, perlu dilakukan simulasi dengan penghitungan lengkap menggunakan activity based costing, menentukan capacity planning, dan menentukan kelayakan implementasi, untuk memilih mana pilihan yang terbaik.

6.      Improvement Phase

Membangun komponen-komponen untuk mendukung implementasi proses yang baru. Fase ini dimulai ketika proyek pindah dari tahap analisis menjadi kreatif (muncul ide baru, inovasi). Kita melakukan pengukuran baseline yang ada di fase ini untuk mengetahui improvement yang ada. Gap analysis juga muncul pada tahap ini untuk mengetahui perbandingan antara proses yang lama dengan proses baru.

7.      People and Techonology Development Phase

Merupakan fase kritikal dalam framework dan memberikan resiko pada pengembangan proyek selanjutnya jika tidak ditangani dengan teliti dan menggunakan standar yang tinggi. Tujuan dari fase ini adalah memastikan penilaian setiap aktivitas, peran dan penampilan kinerja sesuai dengan strategi organisasi dan tujuan dari proses melalui Key Performance Indicator, RASCI model, people core capability gap analysis.

8.      Deployment Phase

Semua aspek dari proyek (pengajuan proses baru, pengajuan deskripsi peran baru, kinerja manajemen dan pengukurannya, dan pelatihan) dilakukan. Perencanaan implementasi sangatlah krusial seperti juga roll-back dan perencanaan lanjutan.

9.      Monitor and Benefit Realization Phase.

Tujuannya adalah memastikan bahwa proyek memperoleh keuntungan dan dilaksanakan. Fase ini didasarkan oleh realisasi keuntungan dari proses manajemen, dan laporan keuntungan realisasi. Peran dari tim proyek, pemilik proyek, sponsor proyek dan bisnis itu sendiri menentukan keuntungan yang didapatkan.

10.  Continuous Improvement Phase

Sangat penting bagi tim proyek bekerja menghasilkan proses bisnis yang terstruktur sehingga kita bisa memastikan bahwa perubahan proses terus berjalan dan peningkatan terus terjadi. Sejumlah investasi yang dilakukan untuk pengerjaan proyek perlu terus di maintain dan ditingkatkan dari waktu ke waktu. Organisasi harus mengerti bahwa semua proses memiliki daur hidup, dan perlu ada peningkatan terus menerus setelah target perbaikan proyek terealisasi.

Sumber:

http://thesis.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2009-1-00421-SI%20Bab%202.pdf